什么是檔案？

檔案是指直接從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教文化、宗教文字、圖表的國家機構、社會(huì )組織和個(gè)人的歷史記錄。

注意檔案的安全保密

檔案自然與安全保密有關(guān)。一方面，檔案涉及國家秘密的，檔案與*利益有關(guān)，依照國家有關(guān)保密法律法規保護；另一方面，檔案涉及商業(yè)秘密的，檔案本身具有較大的經(jīng)濟價(jià)值，可以保證企業(yè)的經(jīng)濟利益不受損失。

2014年，*辦公廳、**辦公廳發(fā)布了《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》〔2014〕15號)明確提出:建立健全檔案安全體系，確保檔案安全保密?？梢?jiàn)，檔案安全**體系建設已成為國家戰略。檔案部門(mén)和檔案管理人員在新常態(tài)下做好檔案安全保密工作是責任

檔案安全保密法律法規

*人民共和國保守國家秘密法

《*人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例》

*人民共和國檔案法

實(shí)施*人民共和國檔案法

暫行規定各級國家檔案解密和分類(lèi)控制的使用范圍

如何保護檔案安全？

★嚴格執行黨和國家的保密制度，維護檔案的安全和完整性。

★加強檔案管理，定期核查清點(diǎn)，防止丟失。

★保密檔案應存放在安全保密的地方，嚴禁亂扔亂放，離開(kāi)檔案室關(guān)門(mén)窗。保密檔案應存放在柜臺上。

★機密檔案或內部資料的查閱、復印，經(jīng)領(lǐng)導批準，嚴格執行登記手續。檔案不得傳播或泄露給無(wú)關(guān)人員。

★檔案數字化加工應嚴格遵守保密制度，檢查檔案原件，明確檔案是否屬于國家秘密，必要時(shí)咨詢(xún)檔案生產(chǎn)單位。

★保密期滿(mǎn)的檔案應及時(shí)解密，檔案應在上網(wǎng)前進(jìn)行信息披露和保密審查。

★檔案工作人員應及時(shí)報告損失和泄露事件，并采取補救措施，避免或減少損害后果。

我們應該記住這些教訓

案例1：縣檔案局在創(chuàng )*家二級綜合檔案的過(guò)程中，根據相關(guān)要求建立了電子檔案和網(wǎng)站查詢(xún)系統，并招聘了兩名負責文件掃描和發(fā)布的專(zhuān)業(yè)人員。由于局信息披露和保密審查制度存在嚴重漏洞，兩名招聘人員直接在網(wǎng)上發(fā)布掃描文件，并將秘密文件上傳到縣檔案局網(wǎng)站 在檔案服務(wù)欄中，造成泄密。案件發(fā)生后，兩名招聘人員被解雇，網(wǎng)站負責人、檔案部負責人、檔案局局長(cháng)受到批評。

案例二:有關(guān)部門(mén)在保密檢查中發(fā)現，某研究室返聘人員王某使用網(wǎng)絡(luò )計算機處理涉密文件，造成泄密。經(jīng)調查，王受研究辦公室委托，撰寫(xiě)了一篇關(guān)于原材料處理過(guò)程的文章，完成貸款審批程序后，向醫院檔案館借款。王借的檔案中有一份關(guān)于20世紀70年代的保密文件。王認為保密期已經(jīng)過(guò)去，可以解密，所以沒(méi)有采取保密措施。經(jīng)有關(guān)部門(mén)鑒定，雖然數據已超過(guò)標的保密期，但仍是機密?chē)业拿孛?。事件發(fā)生后，研究所對王黨給予嚴重警告，扣除年度獎金和解聘；研究辦公室負責人給予黨內警告和醫院通知，扣除半年保密津貼。

案例3：2013年7月，承擔了某地方檔案的數字化工作。公司數字處理項目辦公室經(jīng)理宋非法將所有電子文件信息帶出客戶(hù)，包括秘密文件，存儲在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機中，防止數字文件在處理過(guò)程中丟失。經(jīng)鑒定，涉及數百個(gè)國家秘密。事件發(fā)生后，公司開(kāi)除了直接負責人宋，當地檔案部門(mén)也相應處理了部門(mén)負責人。

涉密文件資料的立卷、歸檔

01

涉密文件資料立卷歸檔。

涉密文件的立卷歸檔主要按照檔案法及其配套法律法規和檔案主管部門(mén)的要求辦理。立卷、歸檔或移交檔案時(shí)，應重新確定涉密文件的密級和保密期限。本單位產(chǎn)生的密件可以解密、降密或者變更保密期的，應當按照保密法規定的程序解密、降密、變更保密期，然后移交檔案館。原機關(guān)單位未決定解密、降密、變更保密期限的，不得擅自變更保密期限。保密期屆滿(mǎn)的立卷歸檔密件應及時(shí)解密。

需要立卷歸檔的密件在立卷歸檔過(guò)程中仍然是國家秘密，應在檔案卷的封面或主頁(yè)上做出與卷內密件密度和保密期相同的標志。如果卷內有多個(gè)密件，應根據較高密度和較長(cháng)保密期標記卷封面或主頁(yè)。

非檔案管理人員查閱機密檔案時(shí)，應當辦理審批手續，嚴格控制接觸范圍。根據國家保密局和國家檔案局發(fā)布的《各級國家檔案解密和分類(lèi)控制使用范圍暫行規定》，處理機密檔案收集的變更和解密，以及如何控制使用范圍。

02

銷(xiāo)毀保密載體。

所有保密載體不得擅自銷(xiāo)毀，嚴禁銷(xiāo)售保密載體作為廢物。銷(xiāo)毀保密載體應當符合國家保密載體保密管理的規定，使用符合國家保密標準的銷(xiāo)毀設備和方法，確保國家保密信息不能恢復。不可恢復是指載體銷(xiāo)毀后形成的不可讀保密信息，現有技術(shù)措施不能恢復。

銷(xiāo)毀機密載體的基本程序：機關(guān)、單位應當認真執行清點(diǎn)登記程序，報機關(guān)、單位主管部門(mén)批準，并存放在符合安全保密要求的特殊場(chǎng)所。送貨時(shí)，機關(guān)和單位應當對封裝和安全運輸進(jìn)行分類(lèi)，并派專(zhuān)人現場(chǎng)監督銷(xiāo)售。需要注意的是，涉密載體必須送專(zhuān)門(mén)銷(xiāo)毀機構或者保密行政管理部門(mén)*的承銷(xiāo)單位銷(xiāo)毀，禁止送其他單位銷(xiāo)毀。在實(shí)際工作中，一些機關(guān)和單位可以組織銷(xiāo)毀少量需要立即銷(xiāo)毀的高密度機密載體，但必須嚴格執行清點(diǎn)、登記和審批程序，并使用符合國家保密標準的銷(xiāo)毀設備和方法。機關(guān)單位銷(xiāo)毀使用的設備，應當經(jīng)保密行政部門(mén)檢查。

涉密載體銷(xiāo)毀的登記審批記錄應當長(cháng)期保存備查。

03

確定、變更和解除國家秘密。

國家秘密確定的基本程序是，承辦人應當根據保密范圍提出具體意見(jiàn)，經(jīng)保密責任人批準。使用保密項目的范圍，首先要準確理解保密項目范圍規定的相關(guān)規定的含義，并根據行業(yè)和領(lǐng)域的保密項目目錄確定國家保密項目的保密等級、保密期限和知識范圍。同時(shí)，對于其他工作中可能發(fā)生的國家秘密事項，需要比較相關(guān)領(lǐng)域的保密范圍，而不限于行業(yè)和領(lǐng)域的保密范圍。

國家秘密的變更應當按照國家秘密確定程序進(jìn)行，并作出書(shū)面記錄。國家秘密變更后，原機關(guān)應當及時(shí)在原國家秘密標志附近重新制作國家秘密標志，并書(shū)面通知機關(guān)、單位和人員。

機關(guān)和單位應當定期審查確定的國家秘密，并及時(shí)解密。解密主要有兩種情況：一是自行解密，即具體保密期滿(mǎn)、解密時(shí)間到達或符合解密條件的國家秘密事項；二是提前解密，即機關(guān)和單位不需要繼續保密的，應當按照國家秘密確定程序及時(shí)解密，并作出書(shū)面記錄。國家秘密解除后，有關(guān)機關(guān)、單位或者人員應當及時(shí)在原國家秘密標志附近作出解密標志，并書(shū)面通知機關(guān)、單位和人員。解密并不意味著(zhù)可以公開(kāi)，需要公開(kāi)的信息由解密機關(guān)和單位審查后決定。